Le travail à distance sollicite différents muscles, pour s’exprimer ainsi, que le travail au bureau. Il procure certains avantages comme une plus grande flexibilité et l’élimination des déplacements quotidiens, qui peuvent toutefois être contrebalancés par un manque d’interaction sociale et de collaboration. Pour les nombreuses entreprises qui ont dû instaurer le télétravail en quatrième vitesse, la priorité, maintenant que la nouvelle routine s’est installée, devrait être de mobiliser et de motiver les employés, puisque leur productivité et leur bien-être en dépendent.
Télétravail et productivité
Nicholas Bloom, agrégé supérieur du Stanford Institute for Economic Policy Research (SIEPR), est coauteur d’une étude reconnue sur la productivité des employés travaillant à la maison. Menée en 2015, elle montre un rendement 13 % plus élevé chez les employés travaillant de la maison (groupe test) que chez ceux travaillant au bureau (groupe de contrôle). Le portrait avantageux qu’elle dresse du télétravail, autant sur le plan de la productivité que de l’attrition, sert d’ailleurs souvent d’argument massue.
Mais c’était avant la COVID-19. En fait, M. Bloom soutient que l’adoption soudaine et forcée du télétravail en contexte pandémique est plus susceptible d’entraîner une baisse de productivité. Il cite plusieurs facteurs propres à la situation actuelle qui risquent d’entraîner cette baisse, comme la distraction causée par les enfants qui sont aussi à la maison et ont besoin d’être supervisés et divertis, des espaces de travail inadéquats puisque la nécessité de travailler de la maison n’avait pas été anticipée et l’obligation de faire du télétravail (par opposition au choix conscient).
Comme nous le savons tous, aplatir la courbe est notre priorité à l’heure actuelle. La baisse de productivité associée au télétravail telle que la décrit M. Bloom est malheureusement un effet secondaire inévitable du contexte actuel. Pour tirer le meilleur parti de la présente situation, vous pouvez utiliser nos trucs pour favoriser la productivité des télétravailleurs.
Aidez votre équipe à travailler efficacement de la maison
Si votre équipe fait du télétravail depuis seulement quelques semaines, vous connaissez probablement déjà bon nombre des stratégies pour l’implantation rapide du télétravail qui ont commencé à circuler en mars. Dans la négative, nous vous conseillons de lire les articles sur le télétravail, les réunions à distance efficaces et le travail à la maison avec des enfants.
Par contre, si vous et votre équipe travaillez de la maison depuis la mise en place initiale des mesures de distanciation physique, vous avez probablement terminé votre période d’ajustement, durant laquelle il était primordial d’établir les attentes et de mettre tout le monde à niveau en ce qui concerne les outils de communication.
En tant que gestionnaire, vous devez maintenant vous employer à motiver votre équipe à distance.
La première étape consiste à prendre le pouls de votre équipe. Peut-être que certains d’entre eux n’avaient jamais travaillé de la maison ou étaient réticents à le faire. Comment s’ajustent-ils à leur nouvelle réalité? Ont-ils tout ce dont ils ont besoin? Y a-t-il des changements que vous pouvez apporter immédiatement et qui feraient toute la différence pour ces travailleurs? Il s’agit parfois de choses simples, comme régler un problème d’audio pour rendre les réunions à distance plus agréables.
Il est aussi recommandé de faire un suivi auprès des personnes qui étaient favorables au télétravail dès le départ. Sont-ils satisfaits des conditions de télétravail? Ont-ils besoin de plus ou moins de soutien dans certains domaines?
En fait, ces suivis remplissent une double fonction. D’une part, ils vous permettent de résoudre des préoccupations susceptibles d’avoir une incidence directe sur la productivité, la motivation et l’engagement des membres de votre équipe. D’autre part, ils vous permettent de déterminer sur quoi vous devriez vous concentrer. Par exemple, les membres de votre équipe sont peut-être très à l’aise avec les outils utilisés pour les réunions virtuelles, mais souhaitent améliorer la gestion de projets. Il est important de connaître les besoins de votre équipe pour continuer de bien la diriger à distance.
La communication : la clé de l’innovation
Une fois les questions pressantes réglées, quels sont les objectifs à long terme que vous devez réaliser? Au fur et à mesure que nous nous habituerons à notre nouvelle réalité, vous aurez de moins en moins à vous assurer que toute votre équipe est en mesure de travailler de la maison, mais vous devrez plutôt vous concentrer sur les façons dont elle peut contribuer à répondre aux besoins de votre organisation après la pandémie.
Dans son avertissement sur le télétravail en période de pandémie, Nicholas Bloom accorde une grande place à l’innovation. Il affirme que l’absence de collaboration en personne pourrait avoir une grande incidence sur l’innovation future. Il recommande d’ailleurs les appels vidéo pour briser le sentiment d’isolement des employés et minimiser les distractions qui sont plus difficiles à éviter durant les appels audio.
Est-ce que les appels vidéo suffisent? C’est à vous de voir en fonction de votre situation. Voici d’autres trucs pour améliorer la viabilité du travail à long terme de votre équipe et sa capacité à innover.
Processus de communication
Commencez par explorer les outils qui vous permettent de reproduire les méthodes de communication fructueuses que vous employiez avec votre équipe avant la crise. Par exemple, les appels vidéo peuvent remplacer les rencontres en personne, vos rencontres expresses quotidiennes ou vos causeries lors de la pause-café. Si vous n’avez pas encore organisé des suivis périodiques fréquents avec les membres de votre équipe, vous devriez envisager de le faire, puisque plus ils auront l’occasion d’échanger, moins ils se sentiront isolés et déconnectés.
Optimisation du travail
Ensuite, vous devez aider votre équipe à mieux travailler. Une façon d’y arriver est de simplifier les processus de communication. Par exemple, vous pouvez établir une politique officielle qui indique les outils de communication à utiliser dans des cas précis et pour les demandes de différents niveaux d’urgence.
Outre les processus de communication, vous pouvez également tenter de mettre le doigt sur les pratiques de travail inefficaces de votre équipe afin de les améliorer. Est-ce le bon moment pour se procurer le logiciel de gestion de projet ou les outils de productivité personnelle que vous magasiniez? Si le budget ne le permet pas, cherchez plutôt des outils qui augmenteront votre productivité dans le logiciel que vous possédez déjà ou tournez-vous vers des logiciels gratuits comme Trello.
Le bien-être de vos employés est votre priorité
Jusqu’ici, nos conseils pour travailler efficacement de la maison portaient surtout sur les changements à apporter au travail de votre équipe. Mais en cette période extraordinaire, vos employés ont probablement une vie personnelle bien remplie. En prenant le temps de reconnaître le caractère sans précédent de la situation actuelle et de demander à vos employés s’ils vont bien, vous les aidez grandement à se sentir connectés et engagés.
Commencez par créer un climat positif pour vos employés. Sans nécessairement minimiser les revers compréhensibles ou les mauvaises nouvelles, vous pouvez montrer votre soutien à vos employés et leur faire voir le côté positif des choses. Vous les aiderez ainsi à avoir confiance en vous et en votre organisation, et cela favorisera leur productivité.
Ne sous-estimez pas l’importance de l’équilibre vie/travail. Lorsqu’on travaille de la maison, il peut être difficile de séparer le travail de la vie personnelle. Il est donc particulièrement important de voir à ce que vos employés fassent cette séparation afin de ne pas sombrer dans l’épuisement professionnel et de continuer d’être productifs pour l’entreprise.
Vous pouvez échanger avec eux pour voir comment ils vont. Profitez-en pour leur rappeler d’aller faire un peu d’exercice à l’extérieur (en prenant les précautions d’usage). Dans la mesure du possible, encouragez-les à aller faire leur épicerie au meilleur moment pour eux ou à laisser de côté leur travail une heure ou deux pour s’occuper des enfants. En faisant preuve de compréhension pour ce qu’ils vivent au quotidien et de flexibilité envers eux, vous aiderez vos employés à se concentrer davantage sur leur travail, car ils sauront qu’ils peuvent s’éloigner de leur poste pendant un moment si cela s’avère nécessaire.
Vous pouvez également mettre à profit les programmes de l’entreprise. Rappelez à vos employés qu’ils ont accès à un programme d’aide aux employés et encouragez-les à y recourir. Vérifiez si votre fournisseur d’avantages sociaux offre d’autres ressources comme des applications favorisant le bien-être.
Vous pouvez également adapter les programmes de bien-être de l’entreprise au contexte actuel. Par exemple, Win4Youth est un programme du Groupe Adecco qui encourage les employés à faire un suivi des heures qu’ils consacrent à l’activité physique. En échange, le groupe verse un don correspondant au nombre d’heures d’exercice à l’organisme Plan International. À l’heure actuelle, le Groupe Adecco offre, dans le cadre de ce programme, des vidéos éducatives sur son intranet donnant des exemples d’activités sécuritaires et amusantes à faire pour se garder en forme durant l’isolement.
Favoriser l’engagement grâce à l’interaction sociale
Un employé qui se sent déconnecté de son travail risque d’être moins motivé et moins productif, sans compter que, comme l’a mentionné M. Bloom, il faut une collaboration en personne pour favoriser l’innovation. Il faut donc prévoir des moments d’interaction sociale pour aider à briser l’isolement.
Les 5 à 7 virtuels sont une pratique populaire qui permet de reproduire les rencontres sociales habituelles des employés de bureau. Par exemple, chaque vendredi après-midi, les équipes d’Adecco participent à un appel vidéo de groupe pour discuter ensemble de ce qui s’est passé durant la semaine. C’est l’occasion de mettre le travail de côté et d’apprécier tout simplement la compagnie de ses collègues. Vous pouvez également prévoir 10 minutes supplémentaires au début ou à la fin d’un appel d’équipe pour donner à tous la chance de prendre des nouvelles des autres.
Une autre façon de conserver les liens entre les employés est de célébrer les jalons. La célébration des anniversaires de naissance et de service est une activité sociale encore plus importante ces jours-ci qui permet de réunir les collègues et d’entretenir les liens.
Envisagez l’avenir
Prenez un moment pour réfléchir à l’état des choses actuellement. Lorsque les consignes de distanciation physique seront levées et que tout le monde pourra retourner travailler au bureau, quelles leçons aurez-vous tirées en ce qui concerne l’organisation du travail et les processus organisationnels?
Demandez-vous si le télétravail a fonctionné. Quels sont les aspects qui fonctionnent bien et que vous pourrez intégrer à votre travail dans l’avenir? Comme le télétravail était fortement encouragé durant la pandémie, cela vous aura permis de tester cette modalité pour éventuellement la mettre en œuvre de façon plus permanente dans votre entreprise.
Outre le télétravail, y a-t-il eu des changements opérationnels (modification des responsabilités au sein de l’équipe, de l’organisation du travail, des processus de flux de travail ou encore création de nouvelles initiatives) qui ont fonctionné pour votre équipe? Enfin, n’oubliez pas de déterminer les lacunes dans les capacités de vos équipes pour proposer des formations appropriées ultérieurement.
En cette période de distanciation physique, utilisez ces conseils pour aider votre équipe à s’adapter au télétravail et à demeurer motivée, engagée et productive.